8 اصل کنفرانس آنلاین تاثیرگذار

به گزارش ویدانیوز، درواقع شرايط با حالت رايج متفاوت بوده و نبايد با اصول قبلي خود در اين رابطه نيز اقدام نماييد که در اين مقاله تحت عنوان هشت اصل، تمامي اقداماتي که براي يک کنفرانس آنلاين تاثيرگذار نياز داريد، بررسي خواهد شد.

1- نوشته هاي خود را مرتب نماييد

براي هر سخنراني نياز است تا تمرين لازم را داشته باشيد و متني را آماده نماييد. با اين حال روخواني ابدا مناسب نبوده و توصيه مي شود که موارد را حفظ کنيد. با اين حال براي يادآوري تنها کافي است که کليدواژه ها را در برگه اي بنويسيد تا ترتيب صحبت ها فراموش نشود. در کنار اين موضوع شما بايد نسبت به مناسب بودن تصوير، وضعيت نور و صدا نيز از قبل برنامه ريزي نماييد. درواقع استفاده از يک ميکروفون يقه اي، نگهدارنده گوشي و نور مناسب نظير رينگ لايت باعث مي شود تا کيفيت ويدئوي شما به مراتب بهتر باشد. همچنين لازم است تا نسبت به پرسرعت بودن اينترنت خود نيز اطمينان داشته باشيد. در اين رابطه شما بايد در زمان کوتاه بتوانيد اطلاعاتي نظير آمار و عکس ها را در معرض نمايش قرار دهيد. به همين خاطر لازم است تا تمامي اطلاعات، در يک پوشه و به صورت کاملا منظم قرار گيرد.

در آخر فراموش نکنيد که شما بايد نسبت به شيوه اي که قرار است کنفرانس برگزار شود نيز اطلاعات داشته باشيد. براي مثال ممکن است مخاطبان صرفا مشاهده کننده باشند و شما تنها صحبت کننده محسوب شويد. اين امر باعث مي شود تا در نهايت بتوانيد به بهترين آمادگي و برنامه ريزي ممکن دست پيدا کنيد. درواقع تا زماني که به اين اطمينان دست پيدا نکرده ايد که مطالب شما ارزش گوش دادن بالايي را دارد، ابدا نبايد تحقيقات خود را به اتمام برسانيد. همچنين سوالات احتمالي را بررسي کنيد تا پاسخ مناسب براي هر يک از آنها را داشته باشيد.

2- پرسش و پاسخ را جدي بگيريد

اين امر که با افراد ارتباط مستقيم نداريد نبايد باعث شود که آنها را ناديده بگيريد. درواقع پس از تمام شدن يک بخش لازم است تا زمينه اي را در اختيار افراد قرار دهيد تا سوالات خود را مطرح کنند. در اين زمينه برخي از افراد تنها پنج دقيقه پاياني سخنراني خود را به اين موضوع اختصاص مي دهد. با اين حال هوشمندانه ترين اقدام اين است که در زمان هاي مناسب، سوالاتي را مطرح کنيد. اين امر باعث مي شود تا توجهات به شما به مراتب بيشتر شود. اين نکته را به خاطر داشته باشيد که در کنفرانس هاي آنلاين افراد به واسطه راحتي بيشتري که دارند، آستانه تحمل آنها نيز بالاتر بوده و اين امر باعث مي شود که نگراني بابت طولاني شدن کنفرانس نداشته باشيد و بهتر بتوانيد ارتباط لازم را شکل دهيد.

3- يادآوري داشته باشيد

واقعيت اين است که بسياري از افراد زمان کنفرانس را فراموش خواهند کرد. به همين خاطر شما بايد در سه مرحله يادآوري داشته باشيد. نخست يک هفته قبل از شروع است تا افراد برنامه ريزي هاي لازم را انجام دهند و در صورت تمايل، اقداماتي نظير مطالعه داشته باشند تا سوالات بهتري را از شما بپرسند. پس از آن لازم است تا چند ساعت قبل از شروع، يادآوري دوم را انجام دهيد و آخرين يادآوري، 10 دقيقه قبل از کنفرانس است. اين اقدام باعث مي شود تا احتمال از دست دادن کنفرانس، تقريبا به صفر برسد. در اين رابطه فراموش نکنيد که اتفاقاتي نظير رخ دادن يک حادثه ناگهاني، همواره ممکن است رخ دهد. به همين خاطر بهتر است تا جلسه را ضبط کنيد و در اختيار شرکت کنندگان قرار دهيد.

4- بررسي هاي لازم را داشته باشيد

اين امر که بدانيد مخاطب نيز صدا و تصوير شما را دارد، بسيار مهم بوده و لازم است تا به صورت مداوم آن را تکرار کنيد. براي مثال ممکن است ويدئويي که براي شما پخش مي شود، در معرض ديد همگان قرار نگيرد. درواقع شما بايد به مسائل توجه داشته باشيد. همچنين در کنار خود مواردي نظير آب را قرار دهيد تا نياز به قطع کردن و استراحت ميان سخنراني وجود داشته باشد. درواقع اين گونه استراحت ها تنها باعث خواهد شد تا جمع کردن دوباره افراد به يک چالش تبديل شود. در اين زمينه فراموش نکنيد که کنفرانس شما ابدا نبايد طولاني تر از يک ساعت و نيم باشد. درواقع در صورتي که مطالب شما به مراتب بيشتر است، بايد از تکنيک سريالي کردن موارد استفاده کنيد. همچنين براي راحتي کار مخاطبان خود لازم است تا در ابتدا اين اطمينان را به افراد دهيد که فايل ويدئو در اختيار آنها قرار مي گيرد و اطلاعات نيز براي آنها ارسال خواهد شد. اين امر باعث مي شود تا نياز به مکث کردن براي نوشتن افراد وجود نداشته باشد و مخاطبان بيشترين توجه را به شما نمايند.

5- بي حوصلگي را از بين ببريد

بدون شک هر فردي مي تواند يک کنفرانس آنلاين را داشته باشد. با اين حال تنها درصد کمي از افراد اين اقدام را به بهترين شکل انجام مي دهند. اين بخش ابدا ارتباطي به موارد فني و مفيد بودن متن شما ندارد. درواقع همه چيز در شيوه ارائه شما خلاصه مي شود. در اين زمينه شما مي توانيد يک سخنراني بسيار جذاب و يا فردي بسيار کسل کننده باشيد. در اين زمينه لازم است تا شوخي هاي مناسبي با مخاطبان خود داشته باشيد تا در کنار انتقال مطالب، سرگرمي لازم نيز شکل گيرد. در اين زمينه ايده‎ها بسيار متنوع بوده و با يک جست و جوي ساده مي توانيد به فهرستي کامل در اين زمينه دست پيدا کنيد. براي مثال مي توانيد خاطرات جالب خود را مطرح کرده و با اين اقدام، فضا را براي چند لحظه عوض کنيد.

6- مديريت زمان داشته باشيد

يکي از بدترين اقدامات ممکن اين است که در زمان تعيين شده، اقدامات خود را به پايان نرسانيد. در اين زمينه لازم است تا يک بار جلسه را به صورت تمريني انجام دهيد تا در صورت نياز، تغييرات لازم اعمال شود. اين امر باعث خواهد شد تا مخاطب نيز بتواند برنامه ريزي شخصي خود را انجام دهد و تداخلي ايجاد نشود. به همين خاطر شما بايد روند جلسه را نيز در نظر داشته باشيد و از طولاني شدن مواردي نظير سوالات، خودداري نماييد. در اين رابطه حتي ممکن است شما به خلاصه کردن هم نياز داشته باشيد. براي مثال يک کليپ را با سرعت پخش بالاتري نمايش دهيد. درواقع شما بايد تکنيک هاي مختلفي را داشته باشيد تا زمان بندي به درستي انجام شود.

7- نظرسنجي ايجاد نماييد

اين امر که پس از پايان کنفرانس به ايميل افراد يک فرم نظرسنجي ارسال شود، باعث خواهد شد تا نسبت به موفقيت آميز بودن اقدام خود، به اطمينان لازم دست پيدا کنيد. درواقع ممکن است مشکلاتي وجود داشته باشد که از ديد شما پنهان مانده است. همچنين توصيه مي شود که به صورت مداوم در کنفرانس هاي آنلاين افراد مطرح شرکت کرده و از آنها درس بگيريد. درواقع شما نبايد هيچ گاه به سطح حال حاضر خود، اطمينان داشته باشيد. خوشبختانه امروزه براي ايجاد نظرسنجي آنلاين، شما حتي نياز به نصب برنامه اي خاص نداريد و بسياري از سايت هاي آنلاين در اين زمينه ابزارهاي لازم را در اختيار شما قرار مي دهند.

8- موضوع اصلي را فراموش نکنيد

يکي از موارد رايج در کنفرانس ها اين است که موضوع منحرف مي شود. اگرچه اين امر ابدا اشکالي ندارد، با اين حال نبايد باعث شود که برنامه ريزي هاي شما با مشکل مواجه شود. درواقع مخاطب براي گوش دادن به يک موضوع خاص، به کنفرانس شما آمده و در اين زمينه موضوعات فرعي، اهميت به مراتب کمتري را دارند. با اين حال ممکن است مورد سوال فردي قرار گيرد که در اين زمينه لازم است تا يک پاسخ کوتاه را بدهيد و از فرد موردنظر بخواهيد که پس از پايان جلسه، با او گفت و گوي شخصي داشته باشيد.

درواقع شما نبايد اجازه دهيد که هيچ چيز باعث خارج شدن شما از بحث شود. همچنين مي توانيد از افراد بخواهيد که سوالات فرعي خود را در ذهن داشته باشند و يا در بخش گفت و گو يادداشت کنند و پس از پايان جلسه و رفتن افراد غيرعلاقه مند، چت ها را بررسي کرده و يک جلسه خصوصي با افراد علاقه مند و آنهايي که سوالات را پرسيده اند، داشته باشيد. درواقع در اين زمينه همه چيز به مهيا بودن شرايط بستگي دارد.